Enklere innsyn
Songdalen kommune la fredag ut en ny og forbedret utgave av «Offentlig journal» på egen hjemmeside. Dette for å legge til rette for bedre dialog med publikum og yte bedre service.
Bedre oversikt
Den nye programvaren Cloudapp ble innkjøpt i forbindelse med at kommunen gikk til anskaffelse av nytt saks- og arkivsystem som bidrar til å bedre oversikten og innsynet i ut- og inngående post og sakspapirer.
Sortert etter tema
Det nye arkivsystemet gir innsyn i post og dokumenter som blir sortert på avdelingene. Tidligere ble all post registrert fortløpende etter dato, nå blir den plassert i ulike kategorier med tekniske saker for seg selv. Det blir dermed lettere å skaffe seg informasjon om saker som behandles i kommunen.
- Man kan bli informert hele døgnet siden det er nettbasert og er ikke avhengig av arbeidstidene eller at folk er på jobb, sier Astrid Brunvatne som er arkivleder og systemansvarlig i Songdalen kommune.
Tverrfaglig prosjektgruppe
Harald Hinna er prosjektleder for det nye saks- og arkivsystem der Brunvatne, førstesekretær Unni Hagen og formannsskapssekretær Reidun Fredriksen inngår i teamet til Songdalen kommune. Mange ansatte i det kommunale Songdalen har deltatt i prosjektet.
- Skole, barnehage, helse og omsorg, teknisk, kommunikasjon og flere andre deltatt i en tverrfaglig prosjektgruppe i forbindelse med å få til superbrukere ute i systemet, legger arkivlederen til.
Superbrukere
Det er de som har fått opplæring i det nye arkivsystemet som kalles superbrukere. Flere nøkkelpersoner har tatt første del av opplæringen i å legge ut post på «Offentlig journal».
- På sikt er det et mål at alle enheter skal være i stand til å legge ut sine dokumenter selv, sier Brunvatne.
Innsyn og åpenhet
Den offentlige postjournalen vil etter kommunens oppfatning styrke lokaldemokratiet gjennom innsyn og åpenhet. Dokumentene vil være tilgjengelige i to måneder etter at de blir publisert.
Dokumenter som inneholder opplysninger om firma eller personer må unntas offentligheten på grunn av konkurransehensyn eller sensitive opplysninger. Innsynsretten er hjemlet i offentlighetsloven, unntakene kan også være en følge av arkivloven og spesialistlovgivningen."
Unntak
«Saker som er unntatt innsyn vil være merket med rødt symbol. Det går an å be om
innsyn i dokumentene.» står det på nettsiden til Songdalen kommunes Offentlig journal.
I enkelte tilfeller der personsensitive opplysninger fører til at dokumenter blir unndratt fra offentlig innsyn, kan det etter søknad gjøres unntak hvis ikke juridiske hensyn hindrer dette.
Sist oppdatert 19.01.2016 klokken 15:56 av Birgith Rosseland
Førstesekretær Unni Hagen registrerer ut- og inngående post som skal publiseres. (Foto: Birgith Rosseland)
