- Har ingen tillit til ordføreren

Kommunestyrerepresentant Bernt Ludvig Daland (FrP) reagerer sterkt på ordfører Astrid Hildes arkivrutiner, spesielt etter at fvn.no lørdag kveld publiserte en artikkel om epostutvekslingen mellom henne og kommunestyre- og formannskapsrepresentant Jack Andersen (H) tidligere i år. Eposten ble ikke journalført før det var gått 2,5 måneder etter at hun mottok den.

 

Dette beklager ordføreren i en epost sendt til Daland og media søndag ettermiddag (se lengre nede i artikkelen).

 

Daland stiller følgende spørsmål til ordføreren søndag: 

• Ligger alle aktuelle dokumenter som bør journalføres innenfor denne enheten i dette tidsrommet journalført i kommunens arkiv  ? 
• Hvem har ansvaret for å velge ut hvilke dokumenter som skal journalføres i denne enheten ?
• I postlisten fremkommer det dokumentdato og journalføringsdato.
• Er det spesielle årsaker til at noen dokumenter innenfor enheten journalføres raskt, mens andre dokumenter journalføres betydelig senere? 
• Når kan jeg som kommunestyrerepresentant forvente at eposter, sms'er, og annen skriftlig dialog mellom meg og ordfører blir journalført innenfor denne enheten?

- Jeg ber om et utfyllende svar innen utgangen av 2016. Saken vurderes fulgt opp med en interpellasjon i kommunestyret, skriver Daland i eposten.

 

I denne saken reagerer jeg på at ordføreren ikke opptrer ryddig overfor kommune- og formannskapsmedlemmer. Jeg har fått et svar fra ordføreren søndag ettermiddag og i den situasjon vi er i nå er det lett å stille seg tvilende til svaret, sier Daland til N247 søndag kveld. 

- Jeg syntes det er meget spesielt at ordføreren selv skriver i mailkorrespondansen mellom henne og Andersen at hun ikke har tenkt å distribuere denne fritt, sier han videre.

 

 

- Ikke som ordfører. Hadde dette vært snakk om en vanlig politiker hadde jeg skjønt det bedre. Ansvaret en ordfører har er å lede en kommune inkludert 27 kommunestyrerepresentanter og 900 ansatte. Jeg synes det er usedvanlig beklagelig at ansatte forteller om et stort sinne mot ordføreren og at fokus faller bort fra den jobben de er satt til å gjøre. Jeg har snakket med mange nok til at jeg har tillit til det jeg blir fortalt. Mange er «fly forbannet» som de selv sier, og hun er med på å rive ned tjenesteproduksjonen i kommunen.

 

- Dette er jeg nå veldig lei av og alt som har skjedd i kommunen den senere tiden må nå komme opp til overflaten, sier Daland.

Ordfører Astrid Hilde (bildet) viser i sitt svar til at hun som ordfører får en betydelig menge henvendelser av ulike slag som ikke er av interesse hverken for henne selv eller 

for kommunen og som heller ikke kan ansees som arkivverdig. Dette blir da heller ikke journalført og arkivert.

Videre gir hun er detaljert beskrivelse av hva hun vektlegger for å avgjøre om dokumenter er av en slik art at det skal arkivere eller ikke. Hun trekker blant annet frem masseutsendelser til alle landets ordførere, private forhold fra kolleger og saker hvor hun ikke er hovedadressat som eksempel på forhold som ikke arkiveres.

Når det gjelder saker som blir vurdert som arkivverdig skal dette journalføres så fort som mulig og gjerne samme dag, skriver Hilde. Hun skriver videre at mye av den elektroniske informasjonen hun mottar i første omgang blir lest via mobiltelefon, og ofte på kveldstid. Journalføring vil da av praktiske årsaker bli noe utsatt. Hun legger også til at med store dokumentmengder som gjennomgås på denne måten, kan det ikke utelukkes at arkivering ikke har foregått slik man ønsker og tenker. 

For sin egen del vedgår ordføreren at hun alltid har hatt et anstrengt forhold til arkiveringssystemer. I sin stilling som ordfører praktiseres dette derfor ved at saker som skal arkiveres blir oversendt postmottak som foretar selve journalføringen og sørger for at dokumenter blir arkivert på riktig plass. Hun legger også til at selv om en sak er sendt direkte til ordfører, er det ikke sikkert at ordfører skal behandle saken videre og at riktig arkivering for aktuelt forhold derfor kan være annen enhet i kommunen.

Angående saken som omtales i Fædrelandsvennen søndag, sier ordføreren at hun i sykemeldingsperioden etter det famøse formannskapsmøtet gikk gjennom innboksen for å prøve å forstå hva som hadde skjedd og for å få ro i egne tanker med hensyn til hvorfor noen «hadde snudd» i saken som ble behandlet.

Under denne gjennomgangen fant hun to eposter som ikke var sendt til arkiv da de ble mottatt ca 2,5 måneder tidligere. Disse ble derfor sendt umiddelbart da dette ble oppdaget. Hilde sier selv at dette er en altfor sen arkivering og beklager at dette ikke skjedde på et tidligere tidspunkt. 

At det ble begjært innsyn i saken bare timer etter at de ble journalført ser hun på som et resultat av at Fædrelandsvennen selv har bekreftet at de ber om utvidet innsyn i alle hennes eposter som et ledd i et omfattende kildesøk. Hun avslutter med at den aktuelle eposten ikke inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet, men viser at ting kan være vanskelig. 

Ordfører Astrid Hilde (Ap) svarer Bernt Ludvig Daland om sine arkivrutiner i en epost søndag ettermiddag. (Foto: Arkiv, Nicolai Prebensen)